Overhead

Prioriteiten en indicatoren

Voortgang prioriteiten

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan het primaire proces. Inzet is het werk voor de stad zo optimaal mogelijk te kunnen verrichten. De verbinding tussen het primaire proces in de clusters en de bedrijfsvoering is daarbij cruciaal. Dit gebeurt onder andere door het samenbrengen van de kaderstellende, beleidsmatige en uitvoerende taken van de bedrijfsvoering en- dedicated-  te werken, met kennis van het primaire proces.
Binnen het programma overhead zijn onderstaande prioriteiten geformuleerd. Hieronder vind je per prioriteit een toelichting op de voortgang in 2017.

Doorontwikkeling organisatie en besparingsopdracht

De besparingsopdracht (RIO40) is volledig ingeboekt en wordt volgens planning gerealiseerd. De doorontwikkeling van de organisatie heeft, na de oprichting van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning en de directie Middelen & Control in 2016, vaste vorm gekregen. Concern Auditing heeft in het najaar van 2017 een scan opgeleverd, op basis van het Plan van Aanpak uit 2016. Hieruit blijkt dat de doorontwikkeling volgens plan verloopt. Het Plan van Aanpak laat ook enkele aandachtspunten zien.

Uitvoeringsagenda HR

De focus in het concern ligt steeds meer op de ontwikkeling van de organisatie en medewerkers. Basis hiervoor is de Organisatievisie 2015-2018 die het college in de zomer van 2015 heeft gepresenteerd. Hierin staat focus op de resultaten in de stad centraal naast Rotterdammergericht, flexibel en oplossingsgericht werken. Ook in 2017 is de HRO uitvoeringsagenda de rode draad, waarlangs uitvoering wordt gegeven aan deze organisatievisie. Concrete speerpunten hierin zijn strategische personeelsplanning, gesprekscyclus, flexibele arbeid en ‘van verzuim naar vitaliteit’.
Steeds meer afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie zijn gestart met het formuleren van een strategische personeelsplanning. De geformuleerde ambitie is dat in 2018 alle afdelingen een strategische personeelsplanning hebben opgesteld. Dit geeft inzicht in wat er nodig is om de opgave voor de stad te realiseren, over welke capaciteit en kwaliteit de organisatie beschikt en wat het ontwikkelpotentieel van medewerkers is. De manier waarop jaarlijks de gesprekken tussen medewerker en leidinggevende worden gevoerd draagt hier in een belangrijke mate aan bij. De gemeente Rotterdam wil een passend en flexibel instrument voor personeelsgesprekken. Doel hiervan is de flexibiliteit van medewerkers te verhogen, de inzet van hun kwaliteiten te vergroten en hun ontwikkeling te stimuleren. De kwaliteit van de gesprekken tussen leidinggevende en medewerker staat hierbij centraal. Er is daarom in 2017 verder geëxperimenteerd met een nieuwe vorm van personeelsgesprekken. De gemeente streeft daarnaast naar een evenwichtig personeelsbestand. Om dat te bereiken richt de gemeente zich op het creëren van ruimte in de organisatie om meer (jong) talent aan te kunnen trekken en op het realiseren van de randvoorwaarden die het aantrekken en behouden van talenten in de organisatie mogelijk maken. Van alle medewerkers die zijn ingestroomd in 2017 is de helft jonger dan 35 jaar. Van de medewerkers die zijn uitgestroomd in 2017 is 45% ouder dan 60 jaar. De gemiddelde leeftijd van het concern is gedaald van 48,6 jaar eind 2016 maar 48,4 jaar eind 2017. Dit is een trendbreuk; de afgelopen vijf jaar is de gemiddelde leeftijd constant gestegen.

Aanpak ziekteverzuim

Verzuim

Organisatieonderdeel

Rekening 2016

Begroting 2017

Realisatie 2017

Dienstverlening

5,4%

5,5%

6,5%

Maatschappelijke ontwikkeling

7,4%

6,0%

6,9%

Stadsbeheer

8,0%

8,0%

8,3%

Stadsontwikkeling

3,4%

3,5%

3,9%

Werk en Inkomen

10,3%

8,0%

9,5%

Bestuurs- en concern Ondersteuning

4,8%

4,7%

5,1%

Van Werk Naar Werk*

15,1%

n.v.t.

11,6%

Gem. Secr., Concern Auditing, Middelen & Control

3,6%

4,0%

3,7%

Directie Veilig

5,5%

4,7%

6,0%

Concern

7,0%

6,2%

6,8%

In 2017 is het verzuimpercentage op concernniveau gedaald van 7,0% eind 2016 naar 6,8% eind 2017. Van het verzuimpercentage is 5,2% lang verzuim (5,1% in 2016). Van alle medewerkers heeft 43% niet verzuimd in 2017. De gemiddelde ziekmeldfrequentie is 1,0 en ligt onder de norm van 1,2. Het terugdringen van verzuim en het bevorderen van vitaliteit staat in ieder cluster hoog op de agenda, waarbij elk cluster een eigen aanpak hanteert. Zo is er het afgelopen jaar extra ingezet op het op orde brengen en houden van (lang) verzuimdossiers, is er meer aandacht en capaciteit voor re-integratie en wordt er extra aandacht besteed aan werkdruk en vitaliteit. Daarnaast is er een speciale aanpak, gericht op de top-25 van de concernonderdelen met het hoogste verzuim. Met deze maatregelen gaan we in 2018 onverminderd verder. Omdat gepresenteerde verzuimcijfers een beeld geven van de afgelopen 12 maanden, zijn de resultaten van de genoemde inspanningen op sommige plaatsen pas op lange termijn zichtbaar in de cijfers.

Meerjarig Verbeterplan (MVP)

In 2017 is verder uitvoering gegeven aan het Meerjarig Verbeterplan (MVP) voor de bedrijfsvoering. In het voorjaar heeft de afdeling Financial Audit de voortgang bepaald en aanbevelingen gedaan. In de Voorjaarsnota 2017 is hiervan verslag gedaan. Inmiddels is een deel van de aanbevelingen opgevolgd. De lopende en nog te verrichten activiteiten zijn toegevoegd aan de lijst met openstaande aanbevelingen van de accountant en de COR. Deze lijst wordt periodiek besproken met de COR.

Verwerken van wijzigingen die voorkomen uit de vernieuwing van de BBV

In 2017 zijn wijzigingen in de bedrijfsvoeringsondersteuning als gevolg van de vernieuwing van het BBV gerealiseerd.

Inkoop op orde

Zie hiervoor de monitor Bestedingsanalyse in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Communicatie

De gemeentelijke corporate website www.rotterdam.nl ging live op 3 april 2017. Bij de ontwikkeling van de nieuwe website is veel aandacht geweest voor het toegankelijk maken van de website voor specifieke doelgroepen zoals senioren, digitaal minder vaardigen en mensen met een leesbeperking. Omdat meer dan de helft van de bezoekers via een mobiele telefoon of iPad de site bezoekt, is deze volledig responsive en past de site zich aan naar het scherm.

Er is hard gewerkt aan de vindbaarheid en actualiteit van pagina’s, door meerdere pagina’s over hetzelfde thema samen te voegen en oude pagina’s te verwijderen. Deze paginareductie heeft gezorgd voor een toename van gemiddeld 21.000 naar 26.000 bezoekers per dag. Met de nieuwe site bieden we díe pagina’s waaraan de bezoeker behoefte heeft.

De statistieken en het gebruik van de website laten zien dat de vernieuwing van Rotterdam.nl bijdraagt aan betere digitale dienstverlening en toegankelijke informatie. De nominatie voor Website van het jaar laat zien dat de website ook landelijk positief opvalt. Nieuwe functionaliteiten worden actief gebruikt en pagina’s sluiten aan bij de informatiebehoefte van bezoekers. We doen dit ook nog eens geheel automatisch (data-driven), zodat de site altijd actueel is en de belangrijkste informatie direct zichtbaar is voor de bezoeker. Ondanks alle veranderingen is de website binnen planning en budget opgeleverd. Verder valt op dat de huidige site het meest via mobiel (telefoon/tablet) wordt bezocht (55% van de bezoeken), terwijl in 2016 desktop nog leidend was (25% mobiel bezoek).

Gebruiksvriendelijkheid & Toegankelijkheid

Bij de ontwikkeling van de nieuwe website is veel aandacht geweest voor het toegankelijk maken van de website. Er is voor livegang van de nieuwe website onderzoek gedaan naar de gebruiksvriendelijkheid met onder anderen senioren, digitaal minder vaardigen en mensen met een leesbeperking. Dit leidde onder meer tot het aanbieden van een voorleesfunctie, een groter tekstformaat en veel witruimte voor een betere leesbaarheid. Verder blijft de website volledig beschikbaar en toegankelijk bij vergroten tot 200 procent en zijn teksten zo kort mogelijk om de leesbaar- en begrijpelijkheid te verhogen. Specifiek voor blinden en slechtzienden is er een ‘lees voor’ functie gekomen op pagina’s. Deze functie wordt gemiddeld 22.000x per maand gebruikt

Prioriteit Huisvestingsconcept

Naar aanleiding van signalen vanuit alle lagen van de organisatie, is geconcludeerd dat een doorontwikkeling van het huidige huisvestingsconcept noodzakelijk is. In augustus 2017 is gestart met gesprekken met management en medewerkers om input op te halen. In deze gesprekken is gevraagd wat medewerkers en managers willen behouden, maar ook wat anders moet en wat zij missen in de huidige visie op huisvesting en flex-werken. Daarnaast zijn kwantitatieve analyses uitgevoerd. Op basis hiervan wordt een voorstel voor de doorontwikkeling voorbereid. Hierin worden ook de uitkomsten van het MTO 2017 betrokken.

Prioriteit BC Gebieden & Stadhuis XXL

De uitvoering van de BC gebieden is in volle gang. Inmiddels zijn de volgende servicecentra in gebruik genomen; IJsselmonde, Hoogvliet, Kralingen- Crooswijk, Overschie en Prins Alexander. In 2018 worden verder de volgende locaties opgeleverd; Feijenoord, Rozenburg, Hoek van Holland, Pernis, Charlois, Hillegersberg-Schiebroek, Delfshaven en Noord. Een aantal locaties wordt door diverse omstandigheden (o.a. wijziging locatie) iets later opgeleverd dan gepland. De verwachting is dat de laatste locatie geopend wordt in oktober. Ook de realisatie van het servicecentrum XL+ loopt, met enige vertraging zal dit servicecentrum vanaf eind mei gefaseerd in gebruik worden genomen. De verwachting is dat tegen het einde van 2018 alle dienstverlening wordt aangeboden vanuit deze locatie.

Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid

Concern Auditing doet, in opdracht van het college en/of de concerndirectie, onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.  In 2017 zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd welke worden toegelicht onder de prioriteiten bij het product Audits & Control.

Middelen en Control

In 2017 heeft de directie Middelen en Control zich gericht op het verder verbeteren van de professionaliteit van de organisatie. Daartoe is het controlstelsel een slag dieper uitgewerkt om volgens het model van ‘three lines of defence’ een heldere verdeling van verantwoordelijkheden aan te brengen tussen het lijnmanagement (eerste lijn), de controlorganisatie (tweede lijn) en Financial Audit (derde lijn).

Voor het proces van continu verbeteren via de cyclus ‘Plan, Do, Check, Act’ is goede sturingsinformatie voor de gehele organisatie van belang. Om de kwaliteit van de inhoud van deze informatie te verbeteren en deze meer af te stemmen op de behoefte is door de directie het project ‘transparant begroten en verantwoorden’ gestart. Dit project is zowel gericht op het bestuur als op de interne organisatie. Ontsluiting en presentatie van de sturingsinformatie maken eveneens onderdeel uit van dit project dat in 2018 nog doorloopt.

Aanbesteding van verzekeringen

In 2017 is de vrijwilligersverzekering vernieuwd en is de dekking uitgebreid naar mantelzorgers.

Voortgang Indicatoren

Het programma Overhead heeft geen indicatoren.

Saldo programma

Begroot € -438.399
Rekening € -440.009
Afwijking € -1.611
BEKIJK TOELICHTING
Programma`s
Financiën
Jaarrekening 2017
Gebieden