Bedrijfsvoering

Ontwikkelingen

Ontwikkelingen

I-strategie en Digitaliseringsagenda
In 2017 is de Digitaliseringsagenda (DA) opgesteld (voorheen i-agenda genoemd). In de DA worden de ontwikkelingen in de stad en de uitdagingen binnen de clusters van buiten naar binnen verbonden met de digitale concernstrategie en ICT vakkennis. Op basis hiervan zijn verschillende veranderactiviteiten gedefinieerd inclusief de daarvoor benodigde middelen. Op deze manier komen de transformatie van de stad, de clusters en de digitale transformatie concreet bij elkaar en versterken ze elkaar. Hierdoor zijn we in staat in samenhang en transparant te sturen op de realisatie. De DA staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van een samenhangende veranderopgave in het kader van de concernontwikkeling. Daartoe wordt ook de met andere ontwikkelingen in het concern de samenhang gezocht en is de koppeling gemaakt met instrumenten zoals de HR-agenda.  

Legacy
Bij de migratie naar de nieuwe werkomgeving (afgerond in 2016), is onderkend dat voor 124 applicaties die migratie niet zonder meer mogelijk was. In het project Legacy worden hiervoor oplossingen gerealiseerd. Het project loopt tot april 2018. Inmiddels zijn 115 applicaties gemigreerd (stand begin februari 2018). Het project is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten.

Generieke ICT   
Rotterdam maakt zoveel mogelijk gebruik van gestandaardiseerde en generieke voorzieningen. In 2017 is conform de planning een aantal Generieke ICT-voorzieningen gerealiseerd, die door de hele organisatie in verschillende processen gebruikt worden. Daartoe behoort o.a. de Web Inzage Functie (WIF) waarmee de basisregistraties door de medewerkers met autorisaties geraadpleegd worden. Via de beveiligde MoveIT-voorziening wordt informatie op een veilige manier uitgewisseld. Dankzij eFacturatie hoeven crediteuren geen papieren facturen meer te sturen. In 2018 wordt eFacturatie voor debiteuren gerealiseerd. Voor de communicatie met de burger is de eFacturatie aan de landelijke BerichtenBox gekoppeld. In 2017 zijn de eerste stappen gezet om te komen tot een experimenteeromgeving (RAD - Rapid Application Development) waarin op een gebruiksvriendelijke en snelle wijze apps gebouwd kunnen worden. Deze apps dragen bij aan de efficiënte uitvoering van verschillende werkzaamheden.

Stelstel van basis- en kernregistraties
Het stelsel van basis- en kernregistraties vormt een belangrijk onderdeel van de Generieke Digitale Infrastructuur. Het gebruik van gegevens uit basisregistraties in de primaire processen via koppeling van systemen is verder toegenomen. Daarnaast is een raadpleegvoorziening voor medewerkers in gebruik genomen die een laagdrempelige, integrale toegang tot basisgegevens mogelijk maakt. Hiermee is verder gegaan op de ingeslagen weg om de digitale overheid verder vorm te geven en de kwaliteit ervan verder te verbeteren.
Open Data
Op basis van het geactualiseerde open data beleid is het delen van gemeentelijke data voor hergebruik door derden onderdeel van concern breed gegevensmanagement. Hiermee wordt open data van de experimentele aanpak van de afgelopen jaren in 2018 structureel onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

Innovatie

In 2016 zijn meerjarig middelen toegekend voor innovatie. De middelen worden aangewend voor de digitalisering van werkprocessen bij clusters, het versnellen en verbreden van zaakgewijs werken en het verder ontwikkelen van informatiegestuurd werken binnen het concern (zie onderstaand voor nadere toelichting).

Digitalisering
Het programma GERS heeft als doel om de komende 5 jaar te zorgen voor digitale dossiervorming van de niet-zaakgewijze processen, zoals projecten, beleid en vergaderen. In 2017 is een Europese aanbesteding uitgevoerd voor de inrichting van het concern Document Management Systeem, DIVA (Digitale InformatieVoorziening Alfresco) en de bijbehorende veranderaanpak. In augustus is de gehele aanbesteding afgerond en zijn raamovereenkomsten met alle implementatiepartners afgesloten en zijn de onderhandelingen over de Alfresco-licenties afgerond. In september 2017 is de bouw van de basisinrichting van DIVA gestart. Oplevering wordt in het tweede kwartaal 2018 verwacht. Daarna worden de clusters stapsgewijs aangesloten. Het programma is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten.

Zaakgewijs werken

Om zaakgewijs te kunnen werken is een werkend zaaksysteem met koppelingen naar andere Rotterdamse voorzieningen een randvoorwaarde (denk aan Mijn Loket, de Producten- en dienstencatalogus, het systeem dat wordt gebruikt door de telefonisten van 14010, een betaalmodule, etc). Het nieuwe zaaksysteem (de zogenaamde e-suite) draait en de belangrijkste koppelingen naar andere Rotterdamse voorzieningen zijn gemaakt.
Bij de verdere uitrol is vraag vanuit de Rotterdammers leidend (wat helpt hen het best om inzicht te krijgen in de voortgang/ afhandeling van vragen/ meldingen, etc.). Daarnaast wordt gekeken naar de behoefte binnen de eigen organisatie aan een integraal klantbeeld en de mogelijkheden om verouderde systemen uit te zetten zodat er besparingen op het beheer van de oude systemen kan worden gerealiseerd. Op basis van deze afwegingen en de businesscase DWARSS 2.0 wordt een planning opgesteld voor de verdere uitrol over de komende jaren.
Naast de techniek is er ook aandacht voor de werkveranderopgave die gepaard gaat met zaakgewijs werken. Medewerkers moeten niet alleen leren werken met een nieuw systeem, ze moeten ook op een andere manier naar hun werk kijken: de blik verschuift van (de eigen) taak naar de zaak (van de Rotterdammer). Daartoe zijn trainingen opgezet en vindt begeleiding vanuit het veranderprogramma DWARSS plaats. Met het oog op de ontwikkelingen rond de invoering van de omgevingswet en het feit dat zaakgewijs werken daar als onderlegger voor is benoemd is de verbinding tussen deze twee bewegingen gerealiseerd en wordt er gezamenlijk invulling gegeven aan het vervolg op dit vlak. Zo wordt er gekeken welke van de 16 benoemde basisprocessen uit de Omgevingswet ondersteund kunnen worden met zaakgewijs werken. Het project is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten.

Informatiegestuurd werken
Met informatiegestuurd werken wordt bedoeld: het benutten van de nog steeds groeiende hoeveelheid data om er inzichten aan te ontlenen die de prestaties van de gemeentelijke organisatie verbeteren.  In 2017 en 2018 wordt de toegekende bestemmingsreserve ingezet voor het uitvoeren van innovatieve projecten op dit gebied, om de mogelijkheden en kansen die hier liggen te exploreren. Vanwege de nauwe samenhang met gegevensmanagement zijn de programma’s Informatiegestuurd Werken en Gegevensmanagement sinds 2018 samengevoegd onder één programma Datagedreven Werken. Sinds Q2 2017 wordt er gewerkt aan een aanbesteding voor een zgn. analytics platform: de vereiste technische infrastructuur om grote en gevarieerde data te kunnen opslaan, koppelen en analyseren. Volgens de huidige planning moet de dit platform in het derde kwartaal 2018 operationeel zijn. Tot die tijd wordt gewerkt met tijdelijke oplossingen.

Digitaal Experimenteer Centrum
Medio 2017 is het Digitaal Experimenteer Centrum (DEC) geopend. Het DEC biedt faciliteiten om in een geïsoleerde omgeving toepassingen uit te proberen en te onderzoeken onder welke voorwaarden deze toepassingen eventueel in de werkpraktijk geïmplementeerd kunnen worden.

Financieel Beeld

De realisatie van de concernbrede ICT kosten 2017 bedraagt circa € 122 mln. Dit is € 3 mln lager dan de laatst afgegeven prognose. De lagere kosten worden voornamelijk veroorzaakt door een lagere realisatie bij een aantal ICT programma's als gevolg van beperkte beschikbaarheid van schaarse specifieke deskundigheid en vertragingen bij aanbestedingen. Daarnaast zijn er per saldo lagere ICT kosten bij Concernhuisvesting door een incidentele baat.

Programma`s
Financiën
Jaarrekening 2017
Gebieden